§ 1 Haveforeningens navn og stiftelse
(1). Foreningens navn er Haveforeningen Lyngen, Lundtoftevej 81, 2800 Kongens Lyngby. Foreningens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune.
(2). Foreningen er stiftet 1. april 1950.
§ 2 Formål og virke
(1). Foreningen har til formål, at administrere det til kolonihaveformål lejede areal på matrikel nr. 7 ar og matrikel nr. 6 æ Kongens Lyngby by i overensstemmelse med de bestemmelser der er lagt til grund herfor, samt for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for Nordsjællandskredsen og Kolonihaveforbundet.
(2). Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan eller tinglyst deklaration og lignende, vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
(3). Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og Nordøstsjællandskredsen.
§ 3 Definitioner
(1). Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har skrevet under på en lejekontrakt.
§ 4 Medlemmer
(1). Som medlem kan optages myndige personer med fast bopæl i Lyngby-Taarbæk Kommune. Samtidig ved medlemskabets indgåelse lejes en have.
(2). Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten, se dog reglerne i § 4.3, 4.4, og 4.5. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten.
(3). Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer på en eksisterende lejekontrakt sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever (i mere end 2 år på samme adresse), en myndig slægtning i op- og nedstigende linie eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og den nye lejer i øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen. Der kan ikke optages andre personer på en eksisterende lejekontrakt, hvis der er venteliste i foreningen.
(4). Medlemmet har ret til at overdrage lejemålet til en ægtefælle/registreret partner, en person med hvem medlemmet har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år, en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linie eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre, hvis der er venteliste i foreningen.
(5). Ved dødsfald har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at fortsætte lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette. En person med hvem afdøde har levet i ægteskabslignende forhold i mindst 2 år efter dødsfaldet, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig det, har samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægtning i op- og nedstigende linie eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem, har ret til at få overdraget lejemålet, hvis pågældende efter bestyrelsens vurdering har deltaget aktivt i pasning og vedligeholdelse af haven og kolonihavehuset. Fortsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødsfald forudsætter, at det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.
(6). Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet.
(7). Medlemmet skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Der skal registreres en lejer samt en medlejer.
(8). Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsaktion som ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb, der opkræves af foreningen, frem til det tidspunkt, hvor havelodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra aktionsdagen overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene i stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6 måneder fra aktionsdagen, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår, overtagelsen skal ske på.
§ 5 Hæftelse
(1). Medlemmet hæfter pro rata for foreningens gældsforpligtelser (dvs. hæftelse for et krav, der er begrænset til en bestemt andel - 1/49 i vores tilfælde - af det samlede krav).
§ 6 Leje og andre pligtige pengeydelser
(1). Lejen for den enkelte havelod fastsættes af bestyrelsen ud fra et nøje fastlagt regnskab og budget. Lejen for det følgende år meddeles havelejerne senest inden årsskiftet.
(2). Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
(3). Generalforsamlingen - eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligeholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde. Sådanne beløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
(4). Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.
§ 7 Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede
(1). Generalforsamlingen - eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter ordensbestemmelser m.m som skal være gældende indenfor området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
(2). Generalforsamlingen - eller evt. kredsen , hvis kompetencen er overgivet hertil - fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihaveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Betaling af konsulentrapport og evt. gartner er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§ 8 Fællesarbejde
(1). Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde.
(2). Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil.
(3). Pålagt bod betragtes som pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§ 9 Generalforsamling
(1). Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
(2). Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3 månederefter regnskabets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:
Valg af dirigent og referent.
Godkendelse af sidste års referat.
Bestyrelsens årsberetning.
Haveforeningens årsregnskab og budget.
Indkomne forslag.
Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
Valg af revisor og suppleant.
Valg af festudvalgsmedlemmer.
Eventuelt
(3). Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
(4). Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst en trediedel af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.
(5). Bestyrelsen er i de i stk. 3 og 4 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
(6). Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, mrn bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.
(7). Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede. Bestemmelserne i stk. 10 - 14 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.
(8). Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 7 dages varsel.
(9). Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 1. februar samme år. Indkomne forslag skal udsendes samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse.
(10). Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret.
(11). Der kan afgives 2 stemmer pr. havelod.
(12). Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
(13). Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer. Skal der stemmes om forslag til:
Vedtægtsændring
Optagelse af kollektive lån
Ekstraordinære indskud
Haveforeningens opløsning
-Kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.forslaget
(14). Referat af generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referat offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.
§ 10 Bestyrelsen
(1). Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.
(2). Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i ulige og lige år. 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 1 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger hvert år 2 suppleanter til bestyrelsen.
(3). Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.
(4). Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsmand og suppleant kan kun vælger en repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsentant i udvalg under bestyrelsen.
(5). Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.
(6). Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot èt medlem af bestyrelsen begærer det.
(7). Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
(8). Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
(9). Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.
(10). Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
(11). Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
(12). Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen.
(13). Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
- en bestyrelsesansvarsforsikring der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme erstatnings-pådragende handlinger,
_ en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens midler,
- en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvars-pådragende handlinger,
- en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for trediemand,
- en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.
§ 11 Tavshedspligt
(1). Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indseende i under deres arbejde i foreningen.
(2). Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultat af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt en evt. køber.
§ 12 Tegningsret
(1). Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid bestå af mindst 2 personer. i alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.
§ 13 Regnskab og revision
(1). Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
(2). Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
(3). Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget
(4). Årsregnskab ska udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.
(5). Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer, som skiftevis er på valg hvert andet år således, at 1. revisor vælges på lige årstal og 2. revisor vælges på ulige årstal. Endvidere vælges 1 revisorsuppleant hvert år.
(6). Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
(7). Revisorerne skal foretage mindst èt uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.
§ 14 Foreningens opløsning
(1). Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører det nye haveområde med samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.
(2). Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.
(3). Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder, som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.
(4). Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.
Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling 1. maj 2016